Gjennomgang av dokumentoppbevaringsbokser: typer, priser, fordeler og ulemper

Dokumentoppbevaringsbokser hjelper til med å løse flere problemer samtidig. De lar deg spare plass i rommet - voluminøse stabler med papirer vil ikke ta opp plass på skrivebordet eller i skapet.

De nødvendige dokumentene kan enkelt finnes i et spesielt utpekt og merket lagringsområde. Dette sparer tid og løser problemet med kaotisk spredte papirark.

Alt som gjenstår er å velge ønsket type boks for oppbevaring av dokumenter.

Hvorfor og til hvilke formål trengs de?

Dokumentoppbevaringsbokser utføre flere funksjoner samtidig:

• organisere et praktisk arkiveringssystem - du kan finne de nødvendige papirene så raskt som mulig;
• plassbesparende - på grunn av deres kompakthet tar boksene minimal plass;
• beskyttelse av papirer mot mekanisk skade, støv og sollys;
• hjelp til å frakte dokumenter fra et sted til et annet, for eksempel ved flytting av kontor.

Fordeler og ulemper

Bokser for oppbevaring av papirer har åpenbare betydelige fordeler:

1. Kompakthet. Bokser kan plasseres på en hylle på rad, stables, og noen varianter kan settes sammen til en pen struktur.
2. Brukervennlighet. Merkede oppbevaringsbokser eliminerer behovet for kaotisk leting etter de nødvendige dokumentene.

   Om ønskelig kan du bestille en boks med individuelle størrelser som passer til lokalets behov.

   Disse lagrene kan installeres horisontalt eller vertikalt - det er praktisk å få de nødvendige papirene fra enhver posisjon.

3. Holdbarhet og pålitelighet. Den spesielle utformingen av papirlagring lar dem ikke deformeres under vekten av andre bokser.

Slags

De vanligste oppbevaringsområdene for dokumenter er arkivbokser og metallbokser med lås.

Arkivbokser

Ulike i design og form. Den klassiske arkivboksen er laget av innbindingspapp. Den har utsparinger for hendene, noe som gjør denne oppbevaringen praktisk å bære. Noen har spesielle merker for en inventar over papirene som er lagret inni.

Ved produksjon av arkivbokser brukes også plast- eller vinylbelegg som imiterer skinn. Variantene av disse produktene kan variere avhengig av typen papir som er lagret i dem. Det er slike bokser:

1. Vertikal. Disse selvmonterte boksene er laget av bølgepapp med tilsetning av plast eller vinylvinyl. De lagrer dokumenter i A4-størrelse i vertikal posisjon. Denne typen arkivbokser kalles vanligvis små. De er utstyrt med et hengslet lokk, bånd eller borrelås.
2. Horisontal. En universalboks som passer for nesten alle kontorer eller arkiver. Du kan plassere ikke bare papirer i den, men også andre ting, for eksempel kontorrekvisita. Disse oppbevaringsenhetene er utstyrt med spor for håndtak og lokket kan tas av eller hengsles.
3. Rør. En sylindrisk boks som brukes til å plassere viktige papirer rullet til en rull.Rør brukes til å transportere og lagre skisser eller tegninger.

Jernbeholder

Denne enheten er en slags safe for dokumenter. Det gjør det praktisk å oppbevare viktige papirer på kontoret og hjemme.

Jernhvelv kommer i forskjellige størrelser: fra miniatyrbokser til fullverdige skap med flere hyller.

Men de er alle utstyrt med en spesiell lås som beskytter innholdet i safen mot nysgjerrige øyne.

Ekstra systemer

Disse enhetene kan neppe kalles fullverdige bokser, men de brukes også ofte som oppbevaring av dokumenter.

Arrangør står

En av de enkleste og mest budsjettvennlige måtene å lagre viktige papirer på hjemme og på kontoret.. Organiseringsstativ er praktisk for å fylle både åpne hyller og lukkede skap. Fordeler: åpne en del av oppbevaringen - du kan enkelt se mappen med papirer du trenger. Du kan også sette et merke på arrangøren.

Korrespondansebrett

Dette pene tilbehøret for oppbevaring av gjeldende korrespondanse og papirer vil passe perfekt inn i hjemmet eller kontoret ditt. Ser organisk ut på et skrivebord eller åpne hyller.

Filmapper

De kan romme dokumenter av forskjellig innhold og format. Filmapper gir rask tilgang til innhold. Slike lagringsfasiliteter er veldig praktiske for å vedlikeholde en klientdatabase og lage kortfiler.

Det er to hovedtyper av filmapper:

1. For presentasjon. De ser veldig representative ut, laget av høykvalitets lær eller plast. De brukes i prosessen med å presentere produkter eller forretningsforhandlinger.
2. Registratorer. Laget av plast eller veldig tykk papp. Disse mappene brukes til å lagre dokumenter direkte.

Kostnader for produkter

Prisene for dokumentlagring varierer avhengig av type produkt:

• brett for korrespondanse - 500-1500 rubler;
• filmapper - 50-200 rubler;
• arrangørstativ - 100-200 rubler, opptakere, 300-500 - mapper for presentasjoner;
• arkivbokser - 50-500 rubler;
• metallsafer - 5 000-20 000 rubler.

Anbefalinger for valg

Før du kjøper denne eller den enheten for oppbevaring av viktige papirer, er det nyttig å vurdere flere punkter:

1. Produktmateriale. Papp, metall, plast eller jern - typen oppbevaring er passende å velge for det spesifikke interiøret i rommet.
2. Dokumentbevegelsesfrekvens. Hvis papirer som er lagret i en boks eller arrangør må tas ut ofte, er det bedre å kjøpe et lett produkt. Et arrangørstativ, en arkivmappe eller en liten arkivboks laget av plast eller papp vil duge. Store arkivbokser eller metallsafer egner seg for oppbevaring av arkiver og annen dokumentasjon som ikke krever hyppig visning.
3. Volumet av lagrede dokumenter. For å lagre gjeldende korrespondanse og papirer som senere blir utsatt for ødeleggelse, er det nok å skaffe seg et brett med flere nivåer. Arrangørstativet og arkivmappen er praktiske for lagring av dokumenter, men disse enhetene vil bare inneholde et visst antall av dem. Arkivbokser og jernbokser med flere hyller er egnet for oppbevaring av store mengder papirer.
4. konfidensialitet. Verdipapirer som kun kan sees av eieren eller lederen av selskapet oppbevares best i en safe eller etui med lås.For dokumenter som er fritt tilgjengelig, er alle andre typer oppbevaring egnet.

Hvordan kan det brukes?

Hovedfunksjonen til disse produktene er å organisere og transportere dokumenter. Men de kan brukes til andre formål enn det tiltenkte formålet, for lagring og flytting av følgende gjenstander:

• kontorer;
• blader eller bøker lest;
• barneleker;
• sesongbaserte klær.

Video om emnet for artikkelen

Hvordan lage en arrangør for lagring av dokumenter med egne hender, videoinstruksjoner:

Konklusjon

Dokumentoppbevaringsbokser er en praktisk enhet for å organisere viktige papirer hjemme og på kontoret. Det finnes mange typer slik oppbevaring - fra et arrangørstativ til en massiv jernsafe med lås. Når du velger en boks, må du fokusere på volumet av lagrede papirer, vekten av produktet og varigheten av lagring av innholdet.